Apprentissage BTS SP3S ou Titre secrétaire assistant
Lieu : Quimper
Intégrer le Conseil départemental du Finistère, c’est rejoindre une collectivité territoriale de 4 000 agents qui travaillent au quotidien pour offrir aux Finistériens des services publics de proximité et innovants
Vous souhaitez intégrer un BTS SP3S ou un titre secrétaire assistant. Nous vous proposons de suivre votre formation en alternance au sein de notre Direction Enfance Famille en tant qu’assistant administratif
Contexte du poste :
Au sein du Conseil Départemental du Finistère et dans le cadre de la mission Accès aux Dossiers Enfance et aux Origines Personnelles de la Direction Enfance et Famille, les différents professionnels interviennent principalement dans :
- L’accompagnement des anciens mineurs confiés à l’Aide Sociale à l’Enfance souhaitant consulter leurs dossiers afin de connaître leurs histoires personnelles
- L’accompagnement des enfants nés sous le secret souhaitant entamer des recherches afin de retrouver leurs origines personnelles en lien avec le Conseil National pour l’Accès aux Origines Personnelles (CNAOP)
- La conduite du projet « procédure d’archivage des dossiers des anciens mineurs confiés » en lien avec Archives Départementales, les Directions Territoriales d’Action Sociale et les services en Charge du Suivi des Mineurs Confiés
Missions :
1) Contribuer à la mise en œuvre et au suivi du secrétariat administratif pour les demandes d’accès aux dossiers enfance et origines personnelles
-Rédaction des accusés réception des demandes
-Participer à la mise en place de réponses adaptées
-Recherche des dossiers dans la base des données archivages
-Réaliser et instruire des tâches administratives diverses dans le respect des procédures et de la réglementation
-Assister le rédacteur en charge de l’accès aux dossiers dans ses diverses missions
-Enregistrer et suivre les demandes à l’aide des outils mis en place et des indicateurs
-Réaliser des statistiques
-Mise à jour de la veille documentaire
2) Contribuer à l’accueil des usagers souhaitant accéder à leurs dossiers enfance ou origines personnelles
-Accueillir, orienter et informer les usagers dans leurs démarches
-Identifier les besoins des usagers
-Evaluer leurs demandes avec discernement et bienveillance
-Enregistrement des demandes, vérification de leur complétude, et demandes d’éléments complémentaires si besoin
-Renseigner ou orienter vers le professionnel compétent si nécessaire
3) Contribuer et participer à la démarche de conduite du projet archivage du dossier enfance
-Bonne tenue de la classothèque et de sa mise à jour
-Récupérer les dossiers auprès des archives pour l’instruction des dossiers courants du service
-Appui sur la logistique mise en place
-Réceptionner et vérifier les tableaux de suivi en vue du versement des dossiers d’Aide Sociale à l’Enfance
-Participer à l’archivage des dossiers (vérification, enregistrement, mise en boite, classement)
-Participer et organiser, en lien avec l’agent en charge de la mission, les formations dédiées aux professionnels de l’enfance afin de les sensibiliser à l’importance de la tenue du dossier enfance en cas de demande d’accès à leurs histoires personnelles
Compétences techniques visées pendant l’apprentissage :
-Etre en capacité de s’approprier les logiciels métiers et maitriser les outils bureautiques
-Connaître les techniques de classement et d’archivage
-Connaître et utiliser les techniques et outils de communication
Compétences comportementales :
-Savoir travailler dans un environnement multidisciplinaire
-Devoir de discrétion et de confidentialité sur des dossiers sensibles et complexes
-Savoir mobiliser des qualités d’écoute et de pondération au service des usagers
-Être rigoureux, organisé, et savoir s’adapter
Période : à partir de septembre 2023
Salaires : selon législation en vigueur
Adresse du lieu d’apprentissage : 4 boulevard du Finistère 29000 QUIMPER